失敗しない!給与計算のアウトソーシング4つの要素

給与計算アウトソーシングの知識
給与計算代行サービス > 給与計算をアウトソーシングする前に知っておきたい4つの知識

1.給与計算業務を内製とアウトソーシングで比較

 給与計算業務の対応方法としては以下のものがあります。

1.自社の従業員が対応 ⇒ 内製
2.外部の委託先に業務発注 ⇒ アウトソーシング

1.自社の従業員が対応(内製)

 最も一般的な方法となり、社内の従業員が自己の責任のもとに給与計算業務に対応します。

 社内で処理するため余計なコストがかかりませんが、しっかりとした作業フローが確立されていないと、計算ミスなどが生じる可能性が高くなります。また、一般的に“給与計算は国に治める税金額を計算して納める”という作業であるため、これにいくら努力をしても自社の売上向上などには貢献できません。

 現在では“残業を減らす“などの働き方改革が叫ばれていますが、労働生産性を考慮しても、本業に貢献しない業務に従業員の労力を割くことについては、会社により大きく判断が分かれるところです。また、給与計算業務の担当者は社内の専門家として長く務めているケースが多く、その結果、業務が属人化・ブラックボックス化し、担当者の退職や部署移動などにより現場が混乱することもよくあります。

 さらにマイナンバー制度の開始等に伴い、社内で従業員の個人情報を扱うことへのリスクに対する関心の高まりもでてきています。


2.外部の委託先に業務発注(アウトソーシング)

 給与計算業務を専門に扱う外部事業者に業務を発注します。給与計算を専門に扱っているため、過去の経験の蓄積、他社事例、業務フローの確立などの点からも、正確で効率的に給与計算業務を処理することに長けています。

 企業側としては給与データの送信など、毎月一定の作業のみを行えばよく、業務の手間暇は大幅に減少します。また、給与計算における相談先としても機能するため、人事の担当者が1人きりで対応する際の不安感を払しょくすることができます。

 人事制度や社内規定は会社毎に異なる一方で、給与計算の仕組みは基本的にどの企業も変わりありません。であれば、給与計算はアウトソーシングし、今まで給与計算業務を担っていた社員が戦略的な人事企画の立案や制度設計などの業務を行った方が、企業の成長に寄与するという考え方も広まってきています。

 このように給与計算業務のアウトソーシングは良い点が多くあげられますが、その反面として当然アウトソーシング会社への業務委託料が新たに必要となり、コストの上昇につながります。

メリット

デメリット

自社の従業員が対応
(内製)

・コストがかからない

・本来やるべき業務に集中できない
・担当者の退職・異動リスク
・責任の所在
・問題発生時の対処

外部の委託先に業務発注
(アウトソーシング)

・本業への集中
・正確な業務遂行
・業務フロー等の記録
・新担当者の教育
・専門的な相談先の確保

・新たに委託費用が発生

 どちらが良い、悪いという話ではありませんが、自社にとって適した方を選択することになります。

 その際の一番のポイントは、従業員が毎月の給与計算に費やす労働時間を“コスト”と捉えるかどうかです。

 その時間があれば他にやるべきことが明確になっている場合、つまり、その従業員が本業に専念すれば外部委託料を上回る利益、売上が得られる場合には委託となりますし、逆に従業員が過剰となり人手が余っているような状況であれば社内処理の方が適していると言えます。

2.給与計算アウトソーシングのメリット

 ITや交通手段の発展により現在のビジネス環境は日々目まぐるしく変化しており、当然に企業間の競争も激しさを増しています。このような変化が速い時代に合わせて経営を行うためには、自社が持つべき資源と外部に依頼する資源を明確に分け、業務の効率化を図ることが必要とされます。その手段の一つとして自社の業務を外部に委託するアウトソーシングが中小企業から大企業に至るまで多く活用されています。

 特に自社の強みとなるコア業務ではない人事、総務などの内部業務についてはその活用が年々増加しています。ここでは給与計算業務をアウトソーシングした場合のメリットについてご説明します。


1.人件費の抑制

 給与計算をアウトソーシングする目的の一つに経費の削減があげられます。自社で給与計算を行う場合には正社員、契約社員、アルバイトなどが対応することになりますが、その人件費を考慮すると給与以外にも社会保険料、交通費、福利厚生費など様々なコストがかかります。自社で従業員を採用して内製化するよりも、経験度が高い外部の専門家などにアウトソーシングしてしまった方がコストが安くなる場合が多く見られます。


2.固定費の変動費化

 自社の社員が給与計算を行う場合には、その人件費が毎月必ず必要となり、結果として固定費として企業の負担となります。固定費は業務量が多くても少なくても調整することはできず、売上や収入の変化に関係なく毎月支払う必要が生じます。そのため、固定費の増加は経営を圧迫することにつながります。

 一方、給与計算をアウトソーシングに出した場合は、業務委託となるためその業務量に応じて必要な料金だけを支払えばよくなります。従業員の退職などにより給与計算業務の分量が少なくなれば、当然にアウトソーシング料金も安くなります。つまり、変動費としてサービスを利用した分のみのコストを負担すればよくなるため、環境の変化などにもいち早く対応することが可能となります。


3.経営資源の有効活用

 アウトソーシングの主なメリットの一つに経営資源の有効活用があります。アウトソーシングを活用することにより、企業の収益には影響を与えない人事や総務などの間接部門にかける資源を、製造、技術開発、販売など企業の収益に直結する直接部門に経営資源を投資することができます。結果として企業の競争力が増加し、他社よりも有利に経営を推し進めることができ、売上や利益の拡大に結び付いていきます。


4.余剰人員の適正配置

 給与計算をアウトソーシングすれば、当然に従来まで給与計算業務に従事していた人員の業務量が減少します。その空いた業務量を活用して製造や開発などの直接部門に就くことができれば、人員を効率的に配置することができます。また、もともと経理などの事務職を専門としていた従業員の場合には、いきなり直接部門に就くことが難しいことも多くあります。このような場合には営業事務など収益に直結する部門の間接支援に就かせることで、会社全体としてとらえた場合により効率的に業績の向上に役立たせることができます。


5.専門的なノウハウの活用

 給与計算をアウトソーシングすることにより、業務委託先の専門的なノウハウを活用することが可能となります。自社内で給与計算業務を行う場合にはゼロから経験を積んでいくしか方法がなく、扱う範囲も自社業務と限られるため、ノウハウの蓄積に多大な時間がかかります。結果として正確に業務が回りだすまでに多くの時間とコストがかかります。一方、給与計算業務を専門に扱う事業者の場合には、様々な状況の大量の給与計算業務を扱うためノウハウの蓄積も早く、専門的な経験値も高いのが一般的です。サービス導入や毎月のやり取りについても多くの経験があるため即急にスムーズに業務を進めることが可能となります。


6.外部設備の活用

 給与計算業務を自社で処理するためには高価なソフトや専用帳票などを購入しなければなりません。また、社内のデスク、PCなどを物理的に占有することになりますが、アウトソーシングを活用することにより、これらの設備が不要となります。また、業務委託先の高価なシステムなどを間接的に利用することにもつながり、コスト削減にもつながります。


7.法令改正への対応

 自社で給与計算業務を行った場合には日々の業務を回すことがメインとなり、法令の改正や業界動向の変化などへの対応は遅れがちになります。しかし、給与計算業務のアウトソーシング先はこの業務を専門に扱っているため情報収集力が強く、法令改正などにも的確に素早く対応することが可能です。アウトソーシングを利用することにより、常に最新の情報に基づいた業務を実行することができます。

3.給与計算アウトソーシングのデメリット

 現在の経営環境では業務効率化やコスト削減を目的に、多くの企業で給与計算のアウトソーシングが活用されています。アウトソーシングは多くのメリットが得られる便利なサービスですが、その利便性の裏返しとしていくつかの問題点も見られます。ここではアウトソーシングのデメリットについてご説明します。


1.ノウハウが蓄積されない

 給与計算をアウトソーシングする際の問題として、自社内にノウハウが蓄積されないことが挙げられます。しかし、営業、製造、技術開発などの企業のコア業務であればノウハウを蓄積させなければなりませんが、間接部門で、なおかつ自社内で行う必要がないためアウトソーシングに出しているケースがほとんどです。そのため、このような状況下で企業内にノウハウを蓄積していく必要性があるのかを考慮する必要があります。当然、何らかの都合でアウトソーシングを取りやめることも考えられますので、そのような場合に備えて業務委託先には手順書や使用書、毎月の作業報告を求めることも可能です。

 何を目的として給与計算業務をアウトソースするのか、また自社が求めているノウハウの蓄積はどの程度のものかにより、選択肢は異なってきます。


2.コスト上昇

 コスト削減が大きな目的のアウトソーシングであっても、業務量が増えれば当然にコストも上昇します。一般的に給与計算をアウトソーシングする際には便利なサービスがそろっていますが、自社で行っていた以上のサービスを求めればコストは上昇しますので、本当に必要なサービスを見極めて業務を委託する必要があります。コストが見合わない場合には、自社で行う作業とアウトソーシング先に求める業務を明確にして見積もりを出す必要があります。


3.業務の煩雑化

 アウトソーシング先が業務提供に不慣れな場合は、毎月の業務が不明確となりかえって業務が煩雑となる可能性も考えられます。とはいえ、一般的に業務経験があるアウトソーシング先の場合には、新規業務のセットアップなども多くの経験があるためスムーズに業務が進みます。もちろん、お互いが業務になれるまでの最初の1~2か月は確認事項なども増えますが、それをこえれば毎月のルーティンとなるため、依頼前に比べて業務が煩雑化することはほとんど見られません。


4.情報漏洩

 給与計算のアウトソーシング先がISOやプライバシーマークなどを所持してない場合には、情報管理体制が構築できていない可能性も考えられます。この場合には自社内ですべての業務を完結させる場合に比べて、多くの人が関わるため情報漏洩の可能性は高まると言えます。しかし、現在では給与計算を専門で扱うアウトソーシング先が情報漏洩に対する対策を講じていないことはほとんどなく、第三者機関による認定を受けている際には、自社内で業務を行うよりもかえって安全な場合もあります。業務委託先がどのような認証を受けいてるかを具体的に把握することが重要となります。

4.給与計算のアウトソーシング先

1.給与計算業務の委託先

 給与計算の外部委託先については、大きく分けると以下のようになります。

1.税理士
2.社会保険労務士
3.給与計算代行のアウトソーシング会社

受託人数の規模

特徴

1.税理士

数名から10名程度

本来の税理士業務ではないため、あくまでも顧問客へのサービス的な対応が多い

2.社会保険労務士

10名くらいから
1000名未満程度

保険手続きの専門家であるため正確な社会保険料の計算、勤怠計算を得意とする。

3.給与計算代行の
アウトソーシング会社

1000名以上程度

各社に適した給与計算システムを組み、大量の給与計算を短時間で行なう。


1.税理士

 税理士が月額顧問サービスの一環として、無料または低コストで給与計算を代行するケースも見られます。一般的には従業員が1~2名程度である設立直後のベンチャー企業などが多く、従業員が少なく、皆気心が知れた者同士で厳格な勤怠集計が必要ない場合に適しています。

 よく「給与計算は、税理士と社会保険労務士のどちらに依頼したらよいのか?」という質問を頂きますが、そもそも税理士は税金の計算が専門であり源泉税の専門家です。一方、社会保険労務士は残業管理や勤怠の集計など労務管理の専門家であり、お互いの専門性が違います。

 給与計算自体は法律上、この資格を持っていなければできないというルールはなく、誰でも代行することが可能です。そのため、給与計算のサービスに何を求めるかにより依頼先は異なり、コストを抑えたい、少人数でサービスを受けたい、ベンチャー企業などで経営者と従業員の一体感があり、給与額に多少の誤差が生じても問題がない場合などは税理士の方が適しているといえます。

 一方、ある程度の従業員数がおり、正確な労働時間の把握による残業代の算出、勤怠の集計などをきっちりと行いたい場合、それに給与の支給額や控除額のミスが発生すると従業員の雇用企業に対する信用が低下するような場合には社会保険労務士の方が適しているといえます。


2.社会保険労務士

 会社の規模が十数人~数百人の場合、あるいは、少人数であっても保険料や残業代の正確さを求めたいという場合には社会保険労務士への委託をおすすめします。
社会保険労務士は国家資格を有する保険手続の専門家で、官公署に提出する各種手続きを顧客の代理として行うことが可能です。保険手続きと給与計算は密接に関連しているため、給与計算業務も代行しています。

 給与計算業務において最も注意が必要なのが、社会保険料の計算、および労働時間等の計算ですが、これらを専門領域としているのが社会保険労務士です。

 勤怠集計面においても、残業時間(法定内・法定外)のカウント方法、変形労働時間制の残業集計、残業代単価と月平均所定労働時間数の計算方法、所定休日と法定休日の取扱い、振休と代休の取扱いなど、社会保険労務士でなければなかなか正確に計算できない点が多々あります。

 また、労働保険・社会保険の手続き面についても、従業員数が増えれば入退社時の手続き以外にも様々な手続きが発生しますので、給与計算と併せて社労士に委託するのがおすすめです。


3.給与計算代行会社

 千人規模の会社になれば、パッケージよりも独自の給与システムを構築するのが一般的には適切と考えられています。給与計算代行会社では各社に適した給与計算システムを組み、大量の給与計算を短時間で行ないます。委託費用も通常は毎月数十万~数百万円となり、定まった期間内に一度に大量の処理を行わなければならないような企業に向いています。

 ただし、給与計算代行会社は、素人同然のようなアルバイトスタッフをマニュアル教育によって大量動員する手法をとることが多々あり、実務能力面においては疑問を抱かざるをえない企業も実在しますので、業者の選択には注意が必要です。 なお、アウトソーシング会社が労働保険・社会保険の手続きを代行すれば違法となります。

2.業務委託先としての社会保険労務士

1.専門性

 お医者さんでも内科、外科、眼科と専門があるように、社会保険労務士でも事務所により専門性があります。大きく分けるとコンサルティング系とアウトソーシング系、または両社の併用の3種類に分かれます。コンサルティング系は少人数で行っていることが多く、すでに発生してしまった労務トラブルの解決や人事制度の構築などを専門的に扱っています。一方、アウトソーシング系は給与計算や保険手続を専門とし、法的アドバイスなどによる危険予防をメインとしています。

 コンサルティング系の社会保険労務士の場合には、その分野におけるノウハウや経験が強く求められますが、業務効率の点から給与計算業務を受け付けていないこともあります。一方、アウトソーシング系の業務は定まった期限までに正確な業務を行わなければならず、どうしてもマンパワーが必要となります。結果としてチームで仕事をすることが多くなり、社会保険労務士や従業員が数名いることが一般的です。

 給与計算の委託先を選定する際には、その事務所の専門性を見ることも重要です。


2.個人事務所か法人か

 社会保険労務士の事務所形態として、個人事務所と法人の2種類があります。個人事務所の場合には社会保険労務士が1人とアシスタントが数名で業務対応することが多く、顧客と社会保険労務士との距離が近いことがメリットの一つです。しかし、社会保険労務士1人のキャパシティがそのまま業務受注可能量となるため、忙しくなるとレスポンスが悪くなることもあります。また、事故や病気などにより業務に就けなくなると、依頼していた給与計算業務が滞ることもあります。

 一方、法人の場合には数名の社会保険労務士が在勤しており、チームを組んで業務対応することが多く、一定品質のサービスを継続的に提供できる点がメリットの一つです。しかし、担当する社会保険労務士が数年で交代することもあり、また、実際は1名で運営していても“法人”を名乗っている事務所もあります。

 業務委託先を選定する際には、事務所を訪問して実際に自分の目で確認することが重要です。

メリット

デメリット

個人事務所

・社会保険労務士との距離が近い
・個人的な関係が築ける

・業務のキャパシティが少ない
・引継ぎ、打ち切りリスク

社会保険労務士法人

・安定したサービス品質
・チーム対応

・担当者の交代
・実際は個人と変わらない可能性


3.委託先決定時のポイント

1.目的の明確化

 「何のために給与計算業務を外部に委託するのか?」、その目的を明確にしておくと委託先の選定が明確になります。

●よくある委託理由
・人件費、コストを削減したい
・前任者が退職してしまい給与計算業務に対応できない
・正確な給与計算業務を実施してもらいたい
・労働生産性を上げるために、本業に専念したい
・担当者が交代しても給与計算が滞ることが無いようにしたい
・給与計算業務を通した勤怠情報などから、危険予防のアドバイスをもらいたい

2.実績があるか

 当然ですが、給与計算業務における実績は非常に重要です。特に自社と同レベルの実績があるかないかを確認した方がよいでしょう。

●実績の確認ポイント
・給与計算業務で対応可能な従業員数
・自社と同等レベルの会社が依頼しているか
・業務は正確か
・納期等の期日は守れているか
・他社の事例は豊富にあるか
・開業(設立)してからの年数

5.給与計算アウトソーシングのまとめ

 給与計算業務のアウトソーシングを成功を導くには、業務委託先の選択が非常に重要です。そしてその業務委託先の選定にあたっては、事前にアウトソーシングする業務の範囲、条件等を明確にすることが成功への近道です。


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